為做好2023-2024年度檔案整理歸檔工作，提供優(yōu)質(zhì)、便利、快捷的檔案查詢利用服務，我局擬通過購買服務方式完成業(yè)務檔案整理、文書檔案整理和數(shù)字化加工等項目，現(xiàn)向社會征集項目采購單位，相關公告如下：
一、項目名稱
開平市社會保險基金管理局2023-2024年度檔案整理和數(shù)字化加工項目
二、服務商資格要求
（一）符合《中華人民共和國政府采購法》第二十二條規(guī)定。
（二）具有合法經(jīng)營資格的企業(yè)法人和良好的信譽。
（三）具有相關部門頒發(fā)的《檔案中介服務機構備案登記證書》或《檔案中介服務機構備案回執(zhí)》。
（四）具有良好的本地服務綜合支撐能力，需在開平市內(nèi)設有固定的售后服務機構（須提供服務商相關經(jīng)營場所的租賃合同等證明材料）。
（五）有多年檔案整理、數(shù)字化加工服務經(jīng)驗。
（六）服務人員需具有檔案行政管理部門核發(fā)的專業(yè)上崗證，項目負責人具備高級檔案管理職稱。
（七）本項目不接受聯(lián)合體投標，不允許轉(zhuǎn)包或分包。
三、項目采購要求
（一）項目內(nèi)容
（二）項目服務期限、地點、器材要求
1.項目服務期限：承包商于2023年12月前進場，自進場之日起12個月（日歷日）內(nèi)按要求完成所有的項目內(nèi)容（具體以我局通知進場時間為準）。
2.項目實施地點：指定場地內(nèi)。
3.承包商需自備經(jīng)過安全檢查的掃描設備和裝訂設備進場，并配備相應的專職檔案服務人員。
（三）項目服務具體要求
1.業(yè)務檔案整理包括單據(jù)托裱、打碼，制作卷內(nèi)目錄、錄入檔案系統(tǒng)等。掃描加工包括掃描、頁面圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、質(zhì)量審驗復核、塑封裝盒等。
2.要求掃描加工人員在檔案拆件、掃描加工、整理歸檔過程中，不得擅自篡改或銷毀原始材料內(nèi)容，保證檔案原始材料不受損壞、丟失，確保檔案材料完整與安全及頁面整潔。
3.按照相應要求的命名規(guī)則生成對應格式的檔案電子化數(shù)據(jù)。根據(jù)案卷實物、按照指定格式錄入并打印粘貼檔案盒脊背標簽。
4.我局負責檢查驗收，檔案影像化掃描加工合格率需達到98％以上，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和卷內(nèi)目錄錄入、檔案標簽打印成品驗收合格率需達99%以上，對檢查不合格的部分檔案需進行重新返工處理；驗收合格后將完整紙質(zhì)檔案移交我局入庫。
5.服務商提供的專職檔案服務人員，嚴格遵守本服務項目的管理準則和我局相關的工作制度，配合我局各部門完成檔案相關業(yè)務。
6.對于進館的文書檔案進行整理，并需要符合《關于依法接收檔案進館工作的通知》開檔〔2020〕2 號文件的要求。
7.對2023年的文書檔案按照相應的標準進行整理，按照《DAT 31-2017 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》進行數(shù)字化加工，同時對掃描圖像進行OCR，制作PDF文件，掛接到現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)。
（四）保密要求
1.嚴格遵守檔案保密制度，要求掃描加工人員做好安全保密工作。
2.不得提供、抄錄、泄露單位、個人有關檔案材料內(nèi)容。
（五）售后要求
服務商需對檔案整理和掃描的質(zhì)量負責，并提供一年的免費維護服務，從驗收合格之日起計算。服務內(nèi)容包括：咨詢、培訓與操作指導，對不合格（錯誤）檔案數(shù)據(jù)進行及時修補（更正），對漏掃檔案進行補掃補錄，為客戶提供長期技術咨詢服務。
四、采購限價
項目最高采購限價為10萬元，報價應為人民幣含稅全包價。
五、報價方式
（一）報價材料：營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)單位法人證書（副本）、項目報價表、項目服務方案、曾參與同類項目情況。
（二）遞交（郵寄）報價文件時間：自本公告發(fā)布之日起3個工作日內(nèi)（工作時間8：30-12：00、14:30-17:30）。
（三）遞交（郵寄）報價文件地點：開平市社會保險基金管理局二樓辦公室。
六、采購結(jié)果選取
經(jīng)開平市社會保險基金管理局門戶網(wǎng)站公開詢價后，按投標總價不高于10萬元且合理低價者得，通過廣東政府采購網(wǎng)電子賣場定點集市下采購該項服務。當兩個或以上投標單位投標價相同時，我局將參考評分比例標準自行選定中標單位。評分比例標準如下：信用口碑（40%）+社保檔案整理掃描經(jīng)驗（30%）+企業(yè)規(guī)模（20%）+檔案資質(zhì)（10%）。采購結(jié)果在開平市社會保險基金管理局門戶網(wǎng)站公告。
七、聯(lián)系方式
聯(lián)系人：周小姐 聯(lián)系電話：0750-2251179
開平市社會保險基金管理局
2023年11月22日
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